Pontifex Workflow

Met behulp van de workflowmodule kunnen werkzaamheden waar meerdere personen bij betrokken zijn worden toegewezen en gevolgd. De module stuurt deze werkzaamheden aan vanuit het concept van Zaakgericht werken. Dat wil zeggen dat de werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit een in te richten procesbeschrijving. Een proces betreft een zaak (bijvoorbeeld een verzoek aan een examencommissie bij een onderwijsinstelling, of een vergunningsaanvraag bij een gemeente), en eindigt bij het nemen en publiceren van een besluit (verzoekschrift wel/niet inwilligen, vergunning wel/niet toekennen).

Processen en workflows
Een proces of workflow beschrijft een serie van handelingen, de processtappen, die in een bepaalde volgorde en op basis van bepaalde voorwaarden moeten worden uitgevoerd. Vaak zijn bij een proces meerdere behandelinggroepen betrokken, die verantwoordelijk zijn voor verschillende processtappen. Met de workflowmodule kunnen deze processtappen worden beschreven, behandelgroepen worden ingericht en toegekend, en wordt de voortgang van de afwikkeling van het proces bijgehouden.

Zaken en besluiten
Bij het typisch gebruik van de workflowmodule start een nieuwe zaak met het invullen van een digitaal webformulier met PontifexSurvey. Het ingevulde formulier moet behandeld worden waarbij meerdere functierollen binnen uw organisatie kunnen zijn betrokken, en dit leidt uiteindelijk tot een formele afwikkeling, het besluit.

Een zaak is een geordende verzameling van informatie die bij dit proces hoort en bevat de volgende informatie:

  • zaak- of persoonsgegevens waarop de zaak betrekking heeft;
  • documenten (iedere zaak kan een onbeperkt aantal documenten bevatten);
  • notities per processtap;
  • een verwijzing naar de PontifexSurvey formulieren behorend bij één of meerdere processtappen;
  • een of meerdere besluiten die betrekking hebben op de zaak.

Zaakkenmerken
Per zaaktype kunnen extra kenmerken worden ingericht. Tenslotte stelt iedere zaak zijn specifieke eisen aan het type informatie dat moet worden bijgehouden. Het is mogelijk om de kenmerken via een Excel import bij de zaken in te laden.

Takenlijsten
Gebruikers van de workflowmodule krijgen door middel van een zogenaamde takenlijst een overzicht van de taken die zij op dat moment moeten afhandelen. Op het moment dat wordt aangegeven dat een taak is uitgevoerd, zal op basis van de ingerichte workflow een andere gebruiker automatisch de volgende processtap in zijn takenlijst krijgen, al dan niet met een notificatiemail.

Meer informatie
Voor meer informatie of voor presentaties kunt u contact opnemen met ons kantoor in Amsterdam, tel. +31-20-4634642, of per email naar sales@ellipsis.nl.

Met behulp van de workflowmodule kunnen werkzaamheden waar meerdere personen bij betrokken zijn worden toegewezen en gevolgd. De module stuurt deze werkzaamheden aan vanuit het concept van Zaakgericht werken. Dat wil zeggen dat de werkzaamheden worden uitgevoerd vanuit een in te richten procesbeschrijving. Een proces betreft een zaak (bijvoorbeeld een verzoek aan een examencommissie bij een onderwijsinstelling, of een vergunningsaanvraag bij een gemeente), en eindigt bij het nemen en publiceren van een besluit (verzoekschrift wel/niet inwilligen, vergunning wel/niet toekennen).

Processen en workflows
Een proces of workflow beschrijft een serie van handelingen, de processtappen, die in een bepaalde volgorde en op basis van bepaalde voorwaarden moeten worden uitgevoerd. Vaak zijn bij een proces meerdere behandelinggroepen betrokken, die verantwoordelijk zijn voor verschillende processtappen. Met de workflowmodule kunnen deze processtappen worden beschreven, behandelgroepen worden ingericht en toegekend, en wordt de voortgang van de afwikkeling van het proces bijgehouden.

Zaken en besluiten
Bij het typisch gebruik van de workflowmodule start een nieuwe zaak met het invullen van een digitaal webformulier met PontifexSurvey. Het ingevulde formulier moet behandeld worden waarbij meerdere functierollen binnen uw organisatie kunnen zijn betrokken, en dit leidt uiteindelijk tot een formele afwikkeling, het besluit.

Een zaak is een geordende verzameling van informatie die bij dit proces hoort en bevat de volgende informatie:

Zaakkenmerken
Per zaaktype kunnen extra kenmerken worden ingericht. Tenslotte stelt iedere zaak zijn specifieke eisen aan het type informatie dat moet worden bijgehouden. Het is mogelijk om de kenmerken via een Excel import bij de zaken in te laden.

Takenlijsten
Gebruikers van de workflowmodule krijgen door middel van een zogenaamde takenlijst een overzicht van de taken die zij op dat moment moeten afhandelen. Op het moment dat wordt aangegeven dat een taak is uitgevoerd, zal op basis van de ingerichte workflow een andere gebruiker automatisch de volgende processtap in zijn takenlijst krijgen, al dan niet met een notificatiemail.

Meer informatie
Voor meer informatie of voor presentaties kunt u contact opnemen met ons kantoor in Amsterdam, tel. +31-20-4634642, of per email naar sales@ellipsis.nl.